Optymalizacja kosztów zatrudnienia to jeden ze sposobów na pozyskanie środków dla przedsiębiorstwa ze źródeł wewnętrznych. Wiąże się z wprowadzeniem konkretnych rozwiązań, które zapewniają zmniejszenie wydatków związanych z zatrudnianiem pracowników. Takie działanie ma być dobrym rozwiązaniem dla wielu firm, które borykają się z konkurencją znacznie uboższych przedsiębiorców z krajów rozwijających się. Potocznie nazywa się to zmniejszaniem kosztów pracy.

Optymalizacja kosztów pracy

Europejskie firmy oceniają, że mają zbyt niskie przychody, tracą rynek na rzecz o wiele tańszej produkcji w krajach rozwijających się. Mają do wyboru: albo przenieść się z działalnością na przykład do Indonezji, Bangladeszu czy Turcji, gdzie płace są nieraz więcej niż o połowę niższe, albo uciec się do optymalizacji kosztów zatrudnienia. Jeżeli pracodawca w krajach zachodnich nie chce przenieść się do regionów, gdzie koszty pracy są o wiele niższe, ma we własnym kraju do dyspozycji kilka metod na optymalizację kosztów zatrudnienia.
Po pierwsze dodatkowe umowy cywilno-prawne z własnymi pracownikami: to legalny sposób na zmniejszenie kosztów zatrudnienia, zwłaszcza kiedy pracownik wykonuje dużo godzin nadliczbowych, co jest częste, gdy mamy rynek pracownika. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na taki krok, wówczas stawka za wykonywane obowiązki w ramach umowy-zlecenia lub umowy o dzieło jest ustalana indywidualnie. Należy jednak podkreślić, że w krajach Unii Europejskiej czynności wykonywane w ramach tych „nieetatowych” form zatrudnienia zwykle muszą się różnić od tych, które obejmuje umowa o pracę.

Drugą metodą obniżki kosztów pracy jest zatrudnianie pracowników tymczasowych. To dość powszechny sposób, który sprawdza się w przypadku prowadzenia działalności sezonowej. Przy legalnym zatrudnieniu tymczasowym obowiązuje limit łącznego okresu zatrudnienia, który wynosi 18 miesięcy w ciągu trzech lat. Oznacza to zatrudnienie pracownika tymczasowego na średnio pół roku przez kolejne trzy lata.

Dość popularną metodą optymalizacji kosztów zatrudnienia jest rezygnacja z utrzymywania tych działów w firmie, które nie są istotne dla głównego celu przedsiębiorstwa. Na to miejsce stosowanie outsourcingu, czyli wykonywania poza firmą prac z dziedzin „obsługiwania” głównego celu firmy. Najczęściej outsourcing dotyczy takich działów jak: IT, księgowość i kadry, prawny, rekrutacja i zarządzanie „zasobami ludzkimi”, marketing i reklama oraz logistyka. W Polsce outsourcing jest dość popularny i okazuje się atrakcyjny dla pewnych grup pracowników. Przy tej formie zatrudnienia nie ma ochrony pracy, chorobowego, urlopów macierzyńskich i tacierzyńskich. Czasem outsourcing nie wiele się różni od „śmieciówek”.

Wreszcie zastosowanie odpowiednich metod zarządzania i kontroli czasu pracy. Niektórzy eksperci rynku pracy uznają to za najprostszy sposób na optymalizację kosztów zatrudnienia. Pracodawca musi zadbać o odpowiednio przygotowany grafik oraz racjonalizację czasu pracy, co pozwala uniknąć kosztownego obowiązku wypłacania ekwiwalentów, dużej liczby nadgodzin czy dodatkowych dni wolnych przysługujących pracownikowi.

Umowy-zlecenia i umowy o dzieło

Działania skoncentrowane na obniżeniu wydatków związanych z zatrudnieniem mają szczególne znaczenie, gdy przedsiębiorcy poszukują rozwiązań, które pozwolą im przetrwać w trudniejszej biznesowo rzeczywistości. Towarzyszy temu przede wszystkim wybór najkorzystniejszej formy zatrudnienia. Jest też możliwość czasowego ograniczenia uprawnień osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę albo starania o zatrudnianie na podstawie umów cywilnoprawnych: umów-zleceń i umów o dzieło.

Ostatnią i dość popularną metodą obniżki kosztów zatrudnienia jest przesuwanie pracowników z umowy o pracę na jednoosobową pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie umowy o świadczenie usług. W niektórych zawodach może to być dla pracownika atrakcyjne rozwiązanie, jednak generalnie pracownik ponosi znacznie większe ryzyko finansowe niż przy umowie o pracę. Nie korzysta też z ustawowych rozwiązań ochrony pracy.

Kontrakt menadżerski i umowy cywilnoprawne

Alternatywą dla zatrudnienia w ramach stosunku pracy pracowników na stanowiskach menadżerskich lub eksperckich jest kontrakt menedżerski np. w formie umowy cywilnoprawnej czy w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez te osoby lub poza tą działalnością.

Umowy cywilnoprawne w opinii pracodawców nadal są najbardziej opłacalną pozapracowniczą formą zatrudnienia. Szacuje się, że w Polsce wciąż jest bardzo wysoki poziom zatrudnionych na tych umowach. Do najczęściej zawieranych umów cywilnoprawnych należą: umowy-zlecenia, umowy agencyjne, umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (wspomniany kontrakt menedżerski), a także umowy o dzieło. Ponieważ są to pozapracownicze (i jednocześnie bardzo elastyczne) formy zatrudnienia, osobom wykonującym pracę na tej podstawie nie przysługują żadne uprawnienia pracownicze. Trzeba wymienić tu brak urlopu wypoczynkowego, rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej, brak wynagrodzenia za przestój czy odprawy, brak zasiłku chorobowego czy równego traktowania w pracy. Nie jest też sformalizowana metoda prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem cywilnoprawnym. Z jednym wyjątkiem: konieczności gromadzenia dokumentów potwierdzających, że z tytułu wykonywania umowy-zlecenia lub o świadczenie usług zleceniodawca zapewnił minimalną stawkę godzinową. W zasadzie jest to jedyna pozytywna zmiana różniąca te formy zatrudnienia od umów śmieciowych. Atrakcyjność umów cywilnoprawnych dla pracodawcy wynika przede wszystkim ze znacznie niższych kosztów zatrudnienia, przesunięcia całego ryzyka na pracownika oraz bardzo łatwego zakończenia takiej współpracy.

Trzeba oczywiście przyznać, że nie ma przeszkód prawnych, aby pracownikowi na umowie-zleceniu albo umowie o dzieło zapewnić w takiej umowie prawo do pewnych świadczeń takich jak premie, dodatki, inne gratyfikacje, odprawy czy dodatkowe dni wolne oraz świadczenia rodzicielskie. Te dodatkowe zobowiązania pracodawcy muszą być uregulowane dokładnie w umowie cywilnoprawnej. Jednak trudno stwierdzić jak często są stosowane. Wiadomo natomiast, że pracownik jako strona umowy cywilnoprawnej na ogół nie wie o takiej możliwości.

Podejmując decyzję o nawiązaniu współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej, należy w pierwszej kolejności ocenić czy powierzona praca nie będzie miała cech charakterystycznych dla stosunku pracy, czyli czy nie będzie to praca wykonywana pod kierownictwem pracodawcy, bezpośrednio na jego rzecz, w miejscu i czasie rygorystycznie wyznaczonym przez pracodawcę. Jeżeli te warunki będą łącznie spełnione, zatrudnienie jest zakwalifikowane jako stosunek pracy, bez względu jak nazwano umowę zawartą przez strony (art. 22 § 1–12 Kodeksu pracy). Co więcej, zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach właściwych dla stosunku pracy jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1000 do 30 000 zł. Odpowiedzialność i sankcję ponosi pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu (art. 281 pkt 1 Kodeksu pracy).

Umowa cywilnoprawna obecnie jednak różni się od „śmieciówek”. Strona pracodawcy ma obowiązek zapewnić osobom zatrudnionym w ten sposób bezpieczne i higieniczne warunki pracy, jeżeli wykonują one pracę w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (art. 304 § 1 Kodeksu pracy). To znaczy, że pracodawca musi zapewnić warunki gwarantujące ochronę życia i zdrowia zatrudnionych osób zagrożonych w procesie pracy, a także bezpieczne i higieniczne warunki pracy osobom świadczącym pracę na podstawie umowy-zlecenia czy umowy o dzieło. Umowa zlecenia jest uregulowana w art. 734–751 Kodeksu cywilnego. Zanim się ją podpisze, warto sięgnąć do tych przepisów. Wiedza zawsze jest cenna.

Z Pakistanu do Ubera

Z punktu widzenia pracodawców za jeden z najbardziej skutecznych sposobów optymalizacji kosztów pracy uważana jest rekrutacja pracowników z zagranicy, czyli z krajów znacznie niżej rozwiniętych, o znacznie niższych płacach i niższym standardzie życia społeczeństwa. W Polsce są to głównie są to pracownicy ze Wschodu. Zaleta ich zatrudniania jest właściwie jedna – otrzymują znacznie niższe wynagrodzenie, zatrudniani są na innych zasadach, o wiele mniej kosztownych dla pracodawcy. W krajach Unii Europejskiej – a więc także w Polsce – coraz popularniejsze są usługi agencji zajmujących się rekrutacją pracowników ze Wschodu. Agencje oferują również wsparcie prawne w uzyskiwaniu zezwoleń i oświadczeń niezbędnych do zgodnego z prawem zatrudnienia cudzoziemca. Zbyt często jednak to wsparcie ułatwia przybycie i pobyt w Polsce osób zupełnie niepożądanych. Formy zatrudnienia obcokrajowców – zwłaszcza w usługach – bardzo się różną od umowy o pracę. Przykładem – w gruncie rzeczy negatywnym – jest zatrudnianie kierowców przez popularne platformy usług takie jak Uber czy Bolt rekrutowanych choćby z Pakistanu, Bangladeszu czy Turcji. Zwykle nie znają oni języka polskiego, tylko nieco znają angielski. Pojawiają się skargi na nieznajomość miasta, a nawet na przestępstwa. Na ile jest to zjawisko częste, trudno na razie stwierdzić. W każdym razie jest to konkurencja dla taksówkarzy w Polsce, czyli najczęściej osób samozatrudnionych.

Pracodawcy dość często narzekają, że zatrudnienie imigrantów jest dużo bardziej skomplikowane niż zatrudnienie obywateli polskich. Wymaga to znajomości przepisów regulujących nie tylko zasady powierzania pracy cudzoziemcowi, ale także jego pobyt w Polsce. Nieoficjalnie rośnie presja na ułatwienie zatrudnienia cudzoziemców.

Leasing pracownika

Leasing to tyle, co wynajęcie. Okazuje się, że w pogoni za optymalizacją kosztów zatrudnienia jest wynajmowanie, czyli leasing, pracowników. Metoda bardzo chętnie stosowana przez wielu polskich pracodawców. Dzięki leasingowi pracowników koszty zatrudnienia bez wątpienia spadają. Leasing pracowników z Ukrainy wymaga zawarcia stosownej umowy, która będzie podstawą do wynajęcia pracownika. W umowie powinien być zawarty zakres pracy pracownika, jego obowiązki, a także wymagany wymiar godzin. Pracodawcy są zadowoleni – dzięki leasingowi przedsiębiorstwo ma możliwość odpowiedniego kreowania swoich struktur zatrudnienia, a także redukowania kosztów pracy. Na razie nie udało się nam dotrzeć do pracowników zatrudnionych w formie leasingu.

Tekst pochodzi z 37 (1807) numeru „Tygodnika Solidarność”.