Ze względu na obowiązujące ograniczenia sanitarne konferencja odbyła się w formie zdalnej, dzięki czemu mogło wziąć w niej udział blisko 100 osób zainteresowanych tą tematyką. Uczestnicy z Polski, Belgii oraz krajów partnerskich: Włoch, Rumunii, Macedonii Północnej, Bułgarii i Chorwacji, wymienili się spostrzeżeniami na temat dostępu do informacji finansowych objętych klauzulą poufności oraz pożądanych zmian prawnych w zakresie funkcjonowania ERZ.
Niestety trwająca od ponad roku pandemia w wielu przypadkach stanowiła pretekst do nieprzekazywania informacji ERZ, a spotkania Rady z zarządem odbywały się przede wszystkim on-line. Paradoksalnie izolacja narzucona przez reżim sanitarny spowodowała intensyfikację relacji wewnątrz Rady głównie przez media społecznościowe.

Rzeczywistość daleka od szczytnych założeń

Dostęp członków ERZ do informacji był tematem, który dominował w wypowiedziach ekspertów uczestniczących w konferencji. Zgodnie z założeniami ERZ jest podmiotem, którego celem jest włączenie przedstawicieli pracowników z przedsiębiorstw ponadnarodowych w proces informowania i konsultowania. Docelowo miałaby włączyć pracowników w mechanizm decyzyjny, nawet w tych przypadkach, gdy decyzje zapadają za granicą na poziomie międzynarodowych przedsiębiorstw europejskich.

Jednak wnioski z konferencji wskazują, że rzeczywistość jest daleka od tych szczytnych założeń. Tylko pojedyncze zarządy dopuszczają ERZ do konsultacji, a znakomita większość jest traktowana jako forum do przekazywania informacji swoim pracownikom. Pytanie tylko – jakich? Bowiem często się zdarza, że istotne informacje trafiają do ERZ prawie równolegle z ogłaszaniem ich publicznie, a te otrzymywane wcześniej najczęściej są zastrzeżone klauzulą poufności. Niestety, informacje określane przez zarząd jako poufne dotyczą w wielu przypadkach tego, co będzie mieć dalszy wpływ na warunki zatrudnienia pracowników, gdyż informacje dotyczące planowanych decyzji restrukturyzacyjnych mogą prowadzić do znaczących zmian w organizacji pracy lub umowach o pracę. Decyzje te dotyczą takich kwestii ponadnarodowych, jak fuzje, przeniesienia, przejęcia czy zwolnienia grupowe. 

Kluczem do budowania pozycji ERZ jest wiedza jej członków na temat sytuacji ekonomicznej swojego macierzystego koncernu. Styl i jakość przekazywanych przez zarząd centralny informacji zależy od kultury firmy i jej podejścia do dialogu z reprezentacją pracowniczą. Koncerny, w których kierownictwo traktuje członków ERZ z szacunkiem i powagą, należą ciągle do mniejszości. Znacznie częściej ERZ traktowane są jako zło konieczne. W takiej sytuacji zdobywanie wiedzy staje się przyczynkiem do budowania znaczenia Rady oraz pozycji ich członków w ERZ.
Nie jest odosobniona sytuacja powoływania się przez zarządy centralne na poufność informacji m.in. ze względów na wymogi rynku finansowego. Aby ustalić, czy dana informacja faktycznie jest informacją poufną, warto, by członkowie ERZ zapoznali się z zawierającym definicję informacji poufnej unijnym rozporządzeniem MAR (Market Abuse Regulation) w sprawie wykorzystywania informacji poufnych i manipulacji na rynku, które obowiązuje od lipca 2016 r. Zgodnie z tym rozporządzeniem informacje poufne to takie, które: 

– są określone w sposób precyzyjny;
– nie zostały podane do wiadomości publicznej; 
– dotyczą, bezpośrednio lub pośrednio, jednego lub większej liczby emitentów lub jednego lub większej liczby instrumentów finansowych.

Jakie informacje nie podlegają ograniczeniu?

Kiedy następuje bezprawne ujawnienie informacji poufnych? Zgodnie z rozporządzeniem MAR, jeśli osoba znajdująca się w posiadaniu informacji poufnych ujawni te informacje innej osobie. Wyjątkiem jest jej ujawnienie w trybie wykonywania czynności w ramach zatrudnienia, zawodu lub obowiązków – ta sytuacja wyklucza i wyłącza bezprawność ujawniania informacji poufnych, gdyż w takiej sytuacji ujawnianie informacji poufnych jest dopuszczalne i zgodne z przepisami. Gdyby jednak członek ERZ przekazał poufne informacje przekazane przez zarząd centralny innemu podmiotowi niż przedstawicielom pracowników na poziomie zakładu pracy – zakładowym organizacjom związkowym, np. podał do wiadomości publicznej lub wykorzystał, to stanowiłoby to bezprawne ujawnienie informacji poufnej w rozumieniu rozporządzenia MAR.

Nie wszystkie informacje oznaczone przez zarząd centralny jako poufne faktycznie takie są. Nie podlegają ograniczeniu w przekazywaniu na poziomie krajowym informacje dotyczące decyzji, które mogą wpłynąć na organizację pracy lub umowy o pracę, np. dotyczące fuzji, przejęć czy zwolnień grupowych. 

Poniżej dwa przykłady orzeczeń sądowych na temat przekazania informacji dotyczącej restrukturyzacji i uznanych przez zarząd za poufne.
1. Hiszpania – w lutym 2018 r., bezpośrednio po spotkaniu ERZ amerykańskiej firmy IBM, wiceprzewodnicząca Rady poinformowała hiszpańskie rady zakładowe o zbliżającej się redukcji zatrudnienia, które z kolei poinformowały o tym swoich pracowników. Wkrótce została ona zwolniona bez wypowiedzenia mimo wieloletniego zatrudnienia w spółce i w Radzie. Mimo że 3 września 2018 r. Sąd socjalny w Madrycie stwierdził nieważność zwolnienia, firma kontynuowała postępowanie sądowe na wyższych instancjach, co jednak zakończyło się niepowodzeniem, gdyż Dyrektywa UE wyraźnie stanowi, że członkowie ERZ mogą (i powinni) informować rady zakładowe w swoim kraju. 
Decyzja hiszpańskiego Sądu Najwyższego oznacza, że nawet jeśli centralne kierownictwo wyraźnie uzna informacje związane z restrukturyzacją za poufne, nie można ich zobowiązać do zachowania poufności w ERZ, jeśli dotyczy to miejsc pracy.
2. Dania – w 2000 r. przedstawiciel pracowników w zarządzie banku poinformował przewodniczącego swojego związku zawodowego o planowanej fuzji z innym bankiem. Wobec obojga wszczęto postępowanie karne w związku z nielegalnym przekazywaniem informacji poufnych. 22 listopada 2005 r. Europejski Trybunał Sprawiedliwości (ETS) orzekł, że przekazywanie informacji dotyczących wykonywania działalności zawodowej jest prawnie dopuszczalne, jeśli dotyczy ujawnienia informacji w celu wypełnienia obowiązków związkowych. Uwzględniając stanowisko ETS, 14 maja 2009 roku Wysoki Trybunał Sprawiedliwości w Danii zdecydował, że dyrektorzy pracowników mogą poinformować swój związek zawodowy o zbliżającej się fuzji.

Czy rzeczywiście informacja jest poufna?

A jak członkowie ERZ mogą praktycznie sprawdzić, czy przekazywana im informacja jest rzeczywiście poufna? Wskazane jest wtedy, by posłużyć się wypracowanym w czasie projektu zestawem pytań doprecyzowujących:

1. Czy dana informacja ma wartość handlową z tego powodu, iż jest objęta tajemnicą? W przypadku odpowiedzi TAK dopytać – Jaką? 
2. Czy dana informacja jest w jakiś sposób objęta ochroną przed ujawnieniem (nie tylko w odniesieniu do członków ERZ, ale przed ujawnieniem w ogóle)? W przypadku odpowiedzi TAK dopytać – W jaki sposób? 
3. Czy dana informacja ma charakter precyzyjny?
4. Czy dana informacja dotyczy bezpośrednio danego przedsiębiorstwa (grupy przedsiębiorstw)?
5. Czy dana informacja miałaby prawdopodobnie znaczący (nie jakikolwiek, ale znaczący) wpływ na cenę np. akcji przedsiębiorstwa? W przypadku odpowiedzi TAK dopytać – Jak znaczny? 
6. Czy dana informacja dotyczy indywidualnej, możliwej do zidentyfikowania osoby?
7. Czy ujawnienie danej informacji według obiektywnych kryteriów zakłóciłoby funkcjonowanie przedsiębiorstwa? W przypadku odpowiedzi TAK dopytać – W jaki sposób? 
8. Czy ujawnienie danej informacji byłoby szkodliwe dla przedsiębiorstwa? W przypadku odpowiedzi TAK dopytać – W jaki sposób? 
9. Czy dana informacja jest ogólnie znana lub łatwo dostępna (dla osób, które zajmują się tego typu informacją)?
10. Czy daną informację umieszcza się w na stronach internetowych przedsiębiorstwa lub w innych dostępnych rejestrach (chodzi o prawny obowiązek umieszczania)?

Odpowiedź TAK na pytania od punktu 1 do 8 oraz przekonujące odpowiedzi na pytania dodatkowe, jak również odpowiedź NIE na pytania 9-10 wskazują, iż możemy mieć do czynienia z informacją poufną.

Wzmacniać pozycję ERZ

Pobierając informacje poufne, należy zadać sobie pytanie, czy takie dane są rzeczywiście potrzebne, a jeśli tak, to do czego są potrzebne w aspekcie interesów pracowników. Jeśli razem z informacjami przydatnymi zostaną przekazane informacje zbędne, to lepiej ich nie przyjmować. Im mniej informacji poufnych, tym mniejsze ryzyko ich przypadkowej utraty i związanej z tym odpowiedzialności. Należy też pamiętać, że informacje poufne powinny być przechowywane w sposób uniemożliwiający ich utratę lub dostęp do nich osób nieuprawnionych, np. zabezpieczając ich nośnik hasłem lub kodem. 

A na zakończenie praktyczny przykład postępowania i wykorzystania informacji poufnych. W jednej z grup kapitałowych przyjęto zasadę, by członek ERZ brał udział w negocjacjach w spółkach na poziomie krajowym jako doradca związkowy. Dzięki temu, mając dostęp do informacji na poziomie ponadnarodowym, może on weryfikować, czy dane przekazywane przez zarząd poszczególnych spółek krajowych są prawdziwe. 

Podsumowując, ważne jest, by ERZ wzmacniały swoją pozycję i wygląda na to, że można to zrobić przez jednoczesne stosowanie dwóch zasad. Przede wszystkim członkami ERZ powinni być przedstawiciele związków zawodowych, którzy w swoich organizacjach mają zaplecze eksperckie. Jednak aby to członkostwo nie było marionetkowe, powinna być uwzględniana także druga zasada – konieczne jest, aby członkowie ERZ stale pogłębiali swą wiedzę, jak skutecznie i z korzyścią dla swoich pracowników postępować z przekazywaną im w czasie posiedzeń Rady informacją, w tym tą uznaną za poufną.

Projekt VS/2019/0025
„ERZ – właściwe postępowanie z informacją ekonomiczną kluczem do produktywnej komunikacji i negocjacji”
dofinansowany ze środków Unii Europejskiej