Materiał powstał przy współpracy z Komisją Krajową NSZZ Solidarność

Wdrażając Pracowniczy Plan Kapitałowy (PPK) pracodawca, zawiera z wybraną instytucją finansową dwie umowy: umowę o zarządzanie PPK i umowę o prowadzenie PPK. Tę drugą zawiera w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, tym samym zapisując je do tego programu (lista uczestników PPK stanowi załącznik do umowy o prowadzenie PPK).

Zapis automatyczny i na wniosek

Osoby zatrudnione między 18 a 55 rokiem życia zapisywane są do PPK automatycznie. Oznacza to, że pracodawca przed zawarciem umowy o prowadzenie w ich imieniu i na ich rzecz nie musi pytać tych osób o zgodę ani czekać aż zadeklarują chęć oszczędzania w PPK. Dotyczy to wszystkich osób w tym wieku spełniających definicje osoby zatrudnionej (patrz ramka).

Oznacza to, że taką umowę pracodawca powinien zawrzeć także dla osób przebywających na zwolnieniach lekarskich, świadczeniu rehabilitacyjnym czy urlopach związanych z opieką nad dzieckiem (macierzyńskim, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskim, ojcowskim lub wychowawczym). To, że w dniu, w którym zawierana jest taka umowa, osób tych nie ma fizycznie w pracy, nie ma znaczenia.

Osoby starsze, a więc te między 55. a 70. rokiem życia, aby zostać zapisanym do PPK, muszą już złożyć pracodawcy wniosek o zawarcie takiej umowy. Pracodawca ma jednak obowiązek wcześniej poinformować je, że takie prawo im przysługuje. W imieniu osób, które ukończyły 70 lat umowy o prowadzenie PPK już się nie zawiera.

3-miesięczny staż nie dla wszystkich

Pracodawca powinien także pamiętać, że co do zasady każda osoba zapisywana do PPK powinna mieć co najmniej 3-miesięczny (90 dni) okres zatrudnienia u pracodawcy, który zgłasza ją do tego programu. Ten warunek nie dotyczy jednak osób, które były zatrudnione u pracodawcy w dniu objęcia go przepisami ustawy. Dla tzw. pracodawców 50+ był to 1 stycznia 2020 r., dla tzw. pracodawców 20+ - 1 lipca tego roku, a dla mniejszych firm będzie to 1 stycznia 2021 r. Te osoby zapisywane są do PPK bez względu na staż pracy. Pozostałe, a więc przyjęte do pracy później, aby moc oszczędzać w PPK, co umożliwia dopiero zawarcie w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK, muszą posiadać wymagany okres zatrudnienia (90 dni). Pracodawca zawiera bowiem umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika po upływie 3 miesięcy jego zatrudnienia, nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia. Do okresu zatrudnienia wlicza się okresy zatrudnienia u tego pracodawcy z poprzednich 12 miesięcy.

Przykład: Stanisław Nowak pracuje w małej firmie, która zostanie objęta ustawą o PPK 1 stycznia 2021 r. Pracodawca ten zamierza zawrzeć umowę o prowadzenie PPK już na początku lutego 2021 r. Stanisław Nowak, który został zatrudniony w tej firmie 15 grudnia 2020 r. zostanie objęty tą umową (będzie zatrudniony u tego pracodawcy w dniu, w którym obejmie go ustawa o PPK). Załóżmy, że 4 stycznia pracodawca ten zatrudni kolejnego pracownika, który wcześniej u niego nie pracował. Tego pracownika umowa o prowadzenie PPK zawarta w lutym 2021 r. nie obejmie. Aby móc zostać zapisanym do PPK, musi on bowiem posiadać 90 dni zatrudnienia (pracownik przyjęty do pracy 4 stycznia wymagany okres zatrudnienia osiągnie 3 kwietnia). Oznacza to, że pracodawca powinien zawrzeć w jego imieniu i na jego rzecz umowę o prowadzenie PPK najpóźniej do 10 maja (do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął mu termin 3 miesięcy zatrudnienia). [koniec przykładu]

Treść umowy o prowadzenie

Ustawa o PPK wskazuje tylko przykładowe elementy, jakie powinny zostać określone w umowie o prowadzenie PPK (art. 20 ustawy o PPK). Należą do nich, oprócz danych stron umowy, tak ważne dla uczestnika PPK kwestia jak m.in.: warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu z rachunku PPK uczestnika programu, sposób składania przez niego dyspozycji, zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK oraz maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy. Jako, że umowę tę w imieniu i na rzecz pracowników podpisuje pracodawca, to on powinien zadbać o szczegółowe określenie w niej wszystkich praw i obowiązków stron – tak, aby ich późniejsza współpraca przebiegała harmonijnie, bez niepotrzebnych zgrzytów i nieporozumień. Także w swoim interesie.

Więcej na temat PPK na mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PPK. Na szkolenia - zarówno stacjonarne, jak i on-line - można zapisać się tutaj: https://www.mojeppk.pl/szkolenia.html.

Ważne: Umowę o prowadzenie w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych pracodawca zawiera z instytucją finansową, z którą zawarł wcześniej umowę o zarządzanie PPK.

Definicja osoby zatrudnionej

Osoby trudnione, w rozumieniu ustawy o PPK, to osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w Polsce z niżej wymienionych tytułów, w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, czyli:

• pracownicy w rozumieniu kodeksu pracy (k.p.) - wyjątkiem są pracownicy przebywający na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla oraz młodociani,

• osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia,

• członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych,

• osoby fizyczne, które ukończyły 18. rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 kodeksu cywilnego (k.c.) stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

• osoby wymienione powyżej, przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego,

• członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji.