Czy wymiana e-maili może zastąpić podpisaną umowę?

Wielu przedsiębiorców nadal wychodzi z założenia, że umowa istnieje dopiero wtedy, gdy strony złożą podpisy pod jednym dokumentem. Tymczasem z punktu widzenia prawa cywilnego nie zawsze jest to prawda. Polskie prawo opiera się na zasadzie swobody formy czynności prawnych. Oznacza to, że większość umów może zostać zawarta w dowolny sposób, o ile strony zgodnie wyrażą wolę wywołania określonych skutków prawnych. Nie zawsze jest więc konieczne sporządzenie papierowej umowy i opatrzenie jej własnoręcznymi podpisami.

Skuteczne zawarcie

W praktyce do zawarcia umowy może dojść również za pośrednictwem poczty elektronicznej. Kluczowe znaczenie ma bowiem nie forma komunikacji, lecz treść składanych oświadczeń. Jeżeli jedna strona przedstawia ofertę zawierającą najważniejsze warunki współpracy, a druga jednoznacznie ją akceptuje, umowa może zostać skutecznie zawarta mimo braku tradycyjnego podpisu.

Przykładowo przedsiębiorca przesyła kontrahentowi ofertę wykonania usługi za określoną kwotę, wskazuje termin realizacji oraz zakres prac. Jeżeli otrzymuje odpowiedź o treści: „Akceptuję przedstawione warunki, proszę rozpocząć realizację”, może to być wystarczające do uznania, że między stronami doszło do zawarcia umowy. Nie oznacza to jednak, że każda wymiana wiadomości automatycznie rodzi skutki prawne. Często pojawia się problem ustalenia, czy strony rzeczywiście osiągnęły porozumienie, czy nadal prowadziły negocjacje. Zwroty takie jak „wstępnie akceptuję”, „muszę jeszcze skonsultować warunki” czy „przygotujemy projekt umowy” mogą świadczyć o tym, że ostateczna decyzja jeszcze nie zapadła.

Czytaj również

Klient nie płaci? Są szybsze drogi niż sąd!

Prof. Skrzydlewski: Niszczenie ustroju bierze się z woli zlikwidowania państwa polskiego

Rząd trzeci raz forsuje tę samą ustawę o kryptowalutach. Będzie trzecie weto?

Czy wspólnota może zakazać najmu krótkoterminowego? Porada prawna

Komunikat dla posiadaczy instalacji fotowoltaicznych

Sprzedałeś auto? Czy nadal możesz dostawać za nie mandaty?

Rodzaj umowy

Znaczenie ma również rodzaj umowy. W niektórych przypadkach przepisy wymagają zachowania szczególnej formy, na przykład aktu notarialnego albo formy pisemnej pod rygorem nieważności. Dotyczy to między innymi sprzedaży nieruchomości. W takich sytuacjach sama wymiana e-maili nie wystarczy do skutecznego zawarcia umowy. W obrocie gospodarczym korespondencja elektroniczna coraz częściej stanowi jednak podstawowy materiał dowodowy. W razie sporu sąd analizuje nie tylko pojedyncze wiadomości, ale całość komunikacji między stronami, a także ich późniejsze działania. Znaczenie może mieć chociażby rozpoczęcie wykonywania ustalonych obowiązków czy wystawienie dokumentów związanych z realizacją umowy. 

Podsumowując, brak podpisu pod dokumentem nie zawsze oznacza brak umowy. W wielu przypadkach wystarczająca może okazać się wymiana wiadomości e-mail, jeżeli wynika z niej zgodna wola stron co do istotnych warunków współpracy. Dlatego przed wysłaniem wiadomości potwierdzającej ustalenia warto pamiętać, że jeden e-mail może wywołać skutki prawne porównywalne z podpisaniem tradycyjnej umowy.

[Śródtytuły i sekcja "Co musisz wiedzieć" pochodzą od redakcji]