Nowy obowiązek od 1 października. Ważny komunikat dla przedsiębiorców

1 października 2026 roku to jeden z najważniejszych terminów w harmonogramie wdrażania e-Doręczeń. Od tego dnia przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku mają obowiązek posiadać adres do doręczeń elektronicznych, czyli ADE.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy dotychczas nie zostali objęci obowiązkiem, powinni byli uzyskać wpis adresu do Bazy Adresów Elektronicznych najpóźniej do 30 września 2026 roku. Oficjalny harmonogram wdrażania systemu potwierdza, że od 1 października obowiązek obejmuje podmioty zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku.

Kogo obejmuje obowiązek od 1 października?

Najważniejsza zmiana dotyczy przedsiębiorców, którzy zarejestrowali działalność gospodarczą w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku.
System był bowiem wdrażany etapami.

Przedsiębiorcy rejestrujący działalność w CEIDG od 1 stycznia 2025 roku zakładają adres i skrzynkę e-Doręczeń już w ramach procesu rejestracji firmy.

Inne zasady dotyczyły przedsiębiorców działających wcześniej. Osoby wpisane do CEIDG do końca 2024 roku, które po 30 czerwca 2025 roku dokonywały zmian we wpisie, zostały objęte obowiązkiem od 1 lipca 2025 roku.

Dla pozostałych przedsiębiorców wpisanych do CEIDG do 31 grudnia 2024 roku granicznym terminem stał się właśnie 1 października 2026 roku.

Czym właściwie są e-Doręczenia?

System e-Doręczeń można w uproszczeniu porównać do elektronicznego odpowiednika listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
Przedsiębiorca otrzymuje specjalny adres do doręczeń elektronicznych, na który urzędy mogą przesyłać oficjalną korespondencję. System zapewnia dowody nadania i odbioru przesyłek, dzięki czemu można potwierdzić zarówno fakt wysłania dokumentu, jak i jego doręczenia.
Ma to ograniczyć konieczność korzystania z tradycyjnej korespondencji papierowej i wizyt na poczcie. Przedsiębiorca może odbierać urzędową korespondencję przez internet.

Co musi zrobić przedsiębiorca?

Samo rozpoczęcie procedury nie wystarcza. Przedsiębiorca powinien utworzyć adres do e-Doręczeń, a następnie aktywować skrzynkę.
Uzyskanie adresu jest bezpłatne i odbywa się przez internet. Wniosek można złożyć za pomocą odpowiedniej e-usługi na Biznes.gov.pl.
Dokument należy podpisać elektronicznie – można wykorzystać m.in. profil zaufany, podpis kwalifikowany albo podpis osobisty.

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku przedsiębiorca otrzymuje informację umożliwiającą aktywację skrzynki. Dopiero po wykonaniu tego kroku adres do doręczeń elektronicznych zostaje wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych.

Od tego momentu urzędy korzystające z systemu mogą kierować oficjalną korespondencję właśnie na ten adres.

Można wyznaczyć administratora skrzynki

Przedsiębiorca nie musi również osobiście zajmować się całą obsługą korespondencji.

Może wyznaczyć administratora odpowiedzialnego za skrzynkę e-Doręczeń. Rozwiązanie może mieć znaczenie szczególnie w firmach, w których korespondencję urzędową obsługuje pracownik, księgowość lub inna wyznaczona osoba.

Administratorem może być osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia do zarządzania skrzynką.

Czytaj również

Komunikat MON dla przedsiębiorców

Afera KPO. "Aby ukryć przekręt, trzeba go obudować w ekskluzywnie brzmiący żargon"

Restauratorka z Wrocławia miała usłyszeć, że bez "pośrednika" pieniędzy z KPO nie dostanie

Bogaci przedsiębiorcy przed pacjentami

"Nasze firmy bankrutują, śmiejecie się nam w twarz!". Gorąco na posiedzeniu komisji ws. "Czystego Powietrza"

Czy niższa składka zdrowotna otworzy drogę do prywatyzacji służby zdrowia?

Co jeśli przedsiębiorca nie odczyta wiadomości?

To jeden z najważniejszych praktycznych aspektów nowego systemu.

e-Doręczenia nie są zwykłą dodatkową skrzynką e-mail. Korespondencja otrzymywana tą drogą może wywoływać skutki prawne.

W praktyce przedsiębiorca powinien więc przyzwyczaić się do regularnego sprawdzania skrzynki. Przeoczenie pisma nie musi oznaczać, że przestają obowiązywać związane z nim terminy.

Ministerstwo Rozwoju i Technologii zwraca uwagę właśnie na konieczność systematycznego kontrolowania e-Doręczeń, aby przedsiębiorca nie przeoczył ważnej korespondencji lub terminu na podjęcie określonych działań.

Samo nieotwarcie wiadomości nie oznacza, że pismo nie zostało skutecznie doręczone. W przypadku korespondencji od podmiotu publicznego po upływie 14 dni od jej wpłynięcia na adres firmy uznaje się ją za doręczoną, nawet jeśli przedsiębiorca jej nie otworzył. Mechanizm ten określany jest jako fikcja doręczenia.

e-Doręczenia wdrażano stopniowo

Obowiązek nie pojawił się jednocześnie dla wszystkich przedsiębiorców.

Firmy wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego przed 1 stycznia 2025 roku zostały nim objęte już 1 kwietnia 2025 roku.
W przypadku nowych działalności rejestrowanych w CEIDG lub podmiotów rejestrowanych w KRS od początku 2025 roku adres e-Doręczeń jest tworzony w ramach procesu rejestracyjnego.

Od 1 października 2026 roku system obejmuje natomiast ostatnią dużą grupę przedsiębiorców działających na podstawie wpisu do CEIDG.

Jak sprawdzić, czy firma ma już adres do e-Doręczeń?

Przedsiębiorca może zalogować się do Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl i przejść do sekcji e-Doręczeń. Adresy wpisane do BAE można również wyszukiwać za pomocą narzędzi systemu e-Doręczeń.

Czy e-Doręczenia są bezpłatne?

Założenie ADE jest bezpłatne. Bezpłatne jest również wysyłanie korespondencji do podmiotów publicznych w ramach publicznej usługi. Inne rodzaje przesyłek mogą podlegać opłatom.

e-Doręczenia dla firm – najważniejsze terminy

1 stycznia 2025 – nowe wpisy CEIDG i KRS
1 kwietnia 2025 – podmioty wpisane wcześniej do KRS
1 lipca 2025 – przedsiębiorcy z CEIDG sprzed 2025 r. dokonujący zmian we wpisie po 30 czerwca
1 października 2026 – pozostali przedsiębiorcy wpisani do CEIDG do końca 2024 r.

Cyfrowa korespondencja z urzędem staje się standardem

Przedsiębiorcy objęci obowiązkiem powinni przede wszystkim sprawdzić, czy ich ADE jest już aktywny i wpisany do BAE. Samo utworzenie adresu bez aktywacji skrzynki nie wystarcza. Po uruchomieniu e-Doręczeń trzeba natomiast regularnie kontrolować wpływającą korespondencję ze względu na możliwość skutecznego doręczenia pisma po upływie 14 dni.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Kogo dotyczą e-Doręczenia od 1 października 2026? - Przedsiębiorców wpisanych do CEIDG do 31 grudnia 2024 r., którzy nie zostali objęci obowiązkiem wcześniej.
• Czy samo złożenie wniosku wystarczy? - Nie. Skrzynkę trzeba aktywować; dopiero po aktywacji ADE jest wpisywany do BAE.
• Co jeśli nie odczytam wiadomości? - Korespondencja od podmiotu publicznego może zostać uznana za doręczoną po 14 dniach od wpłynięcia, nawet jeśli jej nie otworzysz.
• Czy administrator skrzynki jest obowiązkowy dla CEIDG? - Nie. Przedsiębiorca z CEIDG może zarządzać nią samodzielnie albo wyznaczyć administratora.