Kasy rejestrujące to urządzenia elektroniczne służące do rejestracji obrotu oraz kwot należnego podatku od sprzedaży detalicznej. Mają one specjalną pamięć fiskalną, są oznaczone indywidualnym numerem. Na koniec każdej doby, zapisywane są w nich kwoty netto sprzedaży, kwoty podatku z podziałem na różne stawki VAT, łączna kwota podatku oraz kwoty sprzedaży brutto. Tych wielkości nie można już potem zmienić. Obowiązek posiadania kasy ma firma, której roczne obroty przekraczają 20 tys. zł.

Ale „pomysłowi” obywatele wszystko potrafią, więc i kasy próbują oszukiwać.

Oszustwa na VAT-cie, jakie tu są możliwe, to sprzedaż bez rejestracji z wykorzystaniem kasy fiskalnej i przez to bez podatku. Klient kupuje taniej o 8 czy 23 proc. (w Polsce), a sprzedawca nie podwyższa swoich obrotów, bo wszystko dzieje się niejako nielegalnie. Zdarza się to np. przy usługach budowlanych, pośrednictwie, ale chyba najczęściej i na najwyższe kwoty przy sprzedaży paliw.

Kasą są nierozerwalnie związane z VAT-em, i właśnie w związku z nim trafiły na polski rynek. Aby spełniały swoją rolę, muszą spełniać specjalne warunki techniczne. I to właśnie je reguluje rozporządzenie, które teraz ma się zmienić i, o którym rozmawiali ostatnio pracodawcy i związki w Radzie Dialogu Społecznego. Przedstawiciele Ministerstwa Rozwoju, bo tam powstał projekt, zaznaczali, że chodzi przede wszystkim o ułatwienie rejestrowania transakcji. Rzecz w tym, że mamy coraz więcej transakcji bezgotówkowych, np. 80 proc. wynagrodzeń i 60 proc. emerytur jest w tej chwili przesyłana elektroniczne. Istotnie wzrosła akceptacja Polaków dla tej formy dokonywania przelewów, a także dla zakupów kartą , w tym zbliżeniowo. Tymczasem akceptacje takich transakcji są utrudnione. Działających od dłuższego czasu urządzeń kasowych nie można zaktualizować. Tylko te nowsze są dostosowane do potrzeb rynku. Wielu handlowców podkreśla, że, poza fakturami elektronicznymi, potrzebuje także elektronicznego paragonu. W projekcie jest więc mowa o dwóch jego formach: elektronicznej i papierowej. Przewidziane są też mechanizmy standaryzujące proces podłączenia do terminali płatniczych, co ograniczy koszty akceptacji pieniądza bezgotówkowego.

Przedstawiciele pracodawców szczególnie interesowali się tym, czy po zmianie przepisów nie wzrosną ceny kas, co jest istotne głównie dla małych firm. Resort zapewniał, że tak się nie stanie, a dodatkowo nie będzie narzucony harmonogram wymiany kas w innych branżach niż tzw. wrażliwe, w których najczęściej dochodzi do unikania opodatkowania, jak paliwowa czy gastronomiczna, ewentualnie budowlano-remontowa. Oznacza to, że kasy w pozostałych firmach, będą mogły funkcjonować do czasu upływu terminu ich homologacji.

Ale resort rozwoju chce, by podmioty posiadające kasę fiskalną miały też obowiązek posiadania terminala umożliwiającego korzystanie przez klienta z płatności bezgotówkowej. Byłoby to istotne utrudnienie dla klientów.

Co ważne, taki terminal, w wersji podstawowej, miałby być całkowicie refundowany, a mikroprzedsiębiorcy otrzymywaliby go nieodpłatnie. W wypadku zakupu pierwszej kasy, przedsiębiorca otrzymuje obecnie zwrot w wysokości 700 zł.

Planowane jest też powstanie centralnego rejestru raportów kasowych, który ma podlegać szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Przedsiębiorcy będą mogli wybrać, czy zdecydują się wówczas na automatyczne raportowanie dobowe obrotu kasowego, czy pozostaną przy raportowaniu ręcznym. Jednak raportowanie automatyczne będzie możliwe tylko z nowych urządzeń. Plusem tego wyboru będzie jednak ograniczenie kontroli.

W Polsce jest obecnie zarejestrowanych ok. 2,1 mln kas fiskalnych, a czynnych ok. 1,6 mln. Na pozostałych nie są rejestrowane obroty. Kasy spotkamy w całej Europie, choć mogą się różnić czynnościami.
 

Pierwsze, powstały w drugiej połowie XIX w amerykańskim Dayton. Ich twórcą był właściciel barów popularnych tam, także wśród gangsterów - James Jacob Ritty. Celem zainstalowania kas miało być początkowo uniknięcie oszukiwania właściciela przez jego pracowników. Stąd urządzenie zyskało miano „nieprzekupnego kasjera”. Pierwsze kasy były po prostu zegarem z uruchamianą automatycznie szuflady na pieniądze. Urządzenie rejestrowało wszystkie wpłaty i wypłaty.

Sprytny przedsiębiorca opatentował swój wynalazek w 1879 r. i założył niewielką fabrykę kas. Dopiero po jakimś czasie okazało się, że kasy są urządzeniem dyscyplinującym samych przedsiębiorców, a nie ich pracowników. Wykorzystało je bowiem państwo, a konkretnie urzędy skarbowe, które sprawdzając wydruki z kas mogą dowiedzieć się, czy ich właściciel nie ukrywa części dochodów chcąc obniżyć swoje należności wobec fiskusa.

Fabryka w Dayton funkcjonuje do dziś i do dziś produkuje kasy fiskalne, choć oczywiście są to znacznie bardziej skomplikowane urządzenia, skuteczniej kontrolującego sprzedawców towarów i usług. Taki trochę chichot historii.